Als u aan het boeken bent, verhoogt Profin het boekstuknummer als het te boeken bedrag 0 is.

Het kan handig zijn dat Profin het boekstuknummer niet ophoogt als het te boeken bedrag 0 is, bijv. als u het dagafschrift aan het boeken bent. U wilt het gehele dagafschrift hetzelfde boekstuknummer geven.

Om dit in te stellen, gaat u via het menu naar:

Bestand, Bedrijfs instellingen, Algemene instellingen

Zet de Selectie (rechts bovenin) op FIN

U ziet de instelling FIN_DAGBOEKSTUKNR

Hierbij staat bij omschrijving:
Niet automatisch ophogen boekstuk nummer.
(tekst kan afgekapt zijn)

Klik hierop met uw muis. Vul achter Waarde C de dagboeknummers in waarvoor u het boekstuk niet automatisch wilt laten ophogen. Als u er meer dan een wilt invullen, zet u een komma tussen de dagboeken.

20,10

Als er facturen worden doorgeboekt of als er financiële boekingen worden ingevoerd, dan vindt er een controle plaats of de boekingen wel binnen de periodetabel passen.

Als u Profin voor Windows opstart, kunt u een keuze maken uit de administratie waarin u werkt, het boekjaar en de periode. Tijdens het invoeren van financiële mutaties kunt u nog de periode aanpassen.

U kunt binnen Profin voor Windows binnen één administratie meerdere boekjaren actief hebben. Via Bestand Bedrijfsinstellingen Aanmaken boekjaar kunt u meerdere boekjaren aanmaken. Als u dus altijd met dezelfde administratie wilt werken of als u voordat u af gaat sluiten reeds in het nieuwe boekjaar wilt boeken, dan moet u een nieuw boekjaar aanmaken. Er wordt dan een extra periodetabel voor dit nieuwe boekjaar aangemaakt. U kunt dan tijdens het inloggen kiezen of u in het oude of in het nieuwe boekjaar wilt werken.

Als er van een ander boekhoudprogramma overgegaan wordt naar Profin voor Windows, moet er voor wat betreft de openstaande posten van zowel debiteuren als crediteuren een overgangsmoment worden gekozen. Dit moment is van belang in verband met het boeken van bijvoorbeeld bank, kas en giro in Profin voor Windows. Tijdens het boeken van bank, kas en giro zullen er facturen betaald worden, welke in het oude boekhoudprogramma zijn aangemaakt of ingevoerd. Om de overgang te maken zijn er verschillende mogelijkheden:

1. De eerste mogelijkheid. Op het moment dat er gestopt wordt met het werken in het oude programma, wordt er in het oude programma een openstaande postenlijst geprint, welke als afvinklijst gebruikt wordt.
Het saldo van de grootboekrekening debiteuren wordt als één bedrag op een aparte grootboekrekening ingeboekt in Profin, bijvoorbeeld 1... Debiteuren oude systeem.
Voor uitleg over het aanmaken van een grootboekrekening hebben we de uitleg GROOTBOEKREKENING gemaakt.
Ook voor het saldo van de grootboekrekening crediteuren uit het oude systeem wordt op een grootboekrekening bijv. 1... Crediteuren oude systeem in Profin aangemaakt.
Van de openstaande crediteuren print u uit het oude systeem een openstaande postenlijst uit. Deze kunt u voor crediteuren als afvinklijst gebruiken. Als er dus een betaling binnenkomt of gedaan wordt welke betrekking heeft op een factuur uit het oude systeem, dan kan het bedrag geboekt worden op de nieuw aangemaakte rekening(en). Als de afvinklijst helemaal is verwerkt, dan moet het saldo op de genoemde rekening(en) nul zijn.
Dit is de meest eenvoudige manier, welke de minste inspanning vergt. Het nadeel is wel dat er ter bepaling van de debiteuren en/of crediteuren stand van twee bedragen uitgegaan moet worden. Nog een nadeel is dat Profin geen totale openstaande postenlijst per Debiteur of Crediteur kan printen tot het moment dat de facturen uit het oude systeems zijn betaald.

2. De tweede mogelijkheid. Na het in gebruik nemen van het nieuwe programma worden bankafschriften zowel in het oude als in het nieuwe systeem ingeboekt.
In het oude systeem wordt de openstaande postenlijst gewoon afgewerkt zoals dit voordien gedaan werd.
In het nieuwe systeem wordt het saldo van de grootboekrekening debiteuren als één bedrag op een aparte grootboekrekening ingeboekt in Profin, bijvoorbeeld 1... Debiteuren oude systeem. Voor uitleg over het aanmaken van een grootboekrekening hebben we de uitleg GROOTBOEKREKENING gemaakt.
Ook voor het saldo van de grootboekrekening crediteuren uit het oude systeem wordt op een grootboekrekening bijv. 1... Crediteuren oude systeem in Profin aangemaakt.
Het eindsaldo uit het oude systeem wordt op de grootboekrekening Debiteuren oude systeem / Crediteuren oude systeem geboekt.
Betalingen van oude facturen worden geboekt op de grootboekrekening Debiteuren oude systeem / Crediteuren oude systeem. Deze rekeningen moeten na volledige betaling van alle posten uit het oude systeem op nul staan.
Het voordeel ten opzichte van het eerste systeem is dat u twee actuele openstaande postenlijsten kunt printen. Dit komt dan wel uit twee systemen.
Het grote nadeel van de tweede mogelijkheid is dat u zowel in het nieuwe Profin als het oude systeem  de betalingen moet boeken.
Dit kost tijd. Nu is er ook nog een derde mogelijkheid.

3. De derde mogelijkheid. Op het moment dat er gestopt wordt met het werken in het oude programma worden alle nog openstaande debiteuren en/of crediteuren facturen handmatig in Profin voor Windows ingevoerd. Dit kan via invoeren mutaties in het grootboek. Deze facturen zijn echter al verwerkt in het oude systeem en zijn in de bedragen op de grootboekrekeningen opgenomen. Er mag dus niet op de originele tegenrekeningen geboekt worden. Er moet tegengeboekt worden op een tussenrekening.

Inboeken van oude crediteuren facturen
U moet eerst bepalen of u oude openstaande facturen uit het oude boekhoudpakket allemaal op één datum wilt inboeken of op de orginele datum. Als u kiest voor de orginele factuurdatum geldt het volgende: de in te voeren datum moet binnen de periode en het jaar vallen waarin geboekt wordt. Als alle facturen dus op de originele datum moeten worden ingebracht, dan moeten de facturen per periode en jaar worden ingeboekt. Er zou ook gekozen kunnen worden voor het invoeren van alle oude facturen op één datum. U kunt dan alle facturen achter elkaar invoeren binnen dezelfde periode en jaar.
Log eerst in het goede boekjaar in. Als u een factuur wilt inboeken van 10 juni 2013, dan moet u ingelogd zijn in het jaar 2013. Dit gaat zo: sluit alle geopende formulieren (mogelijkheden) zodat u een leeg Profin scherm met bovenin de menukeuzes heeft. Kies in het menu, (links bovenin) Bestand, Inloggen. Kies het bedrijf waar u in wilt boeken, daarna het jaar in ons voorbeeld 2013. U kunt hier ook de periode kiezen 06 juni. Maar bij het boeken kunt u later binnen het gekozen jaar wisselen van periode. Hierdoor kunt u per periode alle facturen die daar binnen liggen gelijk boeken. Als het jaar (hier in ons voorbeeld 2013) nog niet voorkomt moet het jaar eerst aangemaakt worden. Klik op aanmaken boekjaar om daar verdere uitleg over te krijgen.
U kunt deze facturen inboeken via Menu, Financieel, Boekingen, Invoeren mutaties (verkort Ctrl +F5). U kiest voor het inkoopboek. Op de plaats waar gevraagd wordt om het rekeningnummer geeft u een C. Er verschijnt een scherm waarin u de crediteur kunt kiezen. U vult de afkorting of crediteurennummer in. U gebruikt de knop Zoeken, om de betreffende crediteur op te zoeken. Op het scherm verschijnt een naam van een crediteur in een donkerder gekleurde regel. U kunt ook met de muis de crediteur aanklikken als u hem ziet, of met de pijl toetsen naar boven of beneden scrollen. Staat de crediteur die u nodig heeft er niet bij, dan moet u deze eerst toevoegen. Voor uitleg ga naar Stamgegevens Crediteuren. Is de juiste crediteur de iets donkerder regel, dan vult u het factuurnummer in, dit is het factuurnummer van de leverancier. Hierna is het vakje Factuur / creditnota, laat F staan als het een factuur is. Wijzig het in een C van creditnota als het een ontvangen creditnota is. Nu volgt de factuurdatum. Valuta staat als ingegeven via de stamgegevens. Nu kunt u het aanvullen met de vervaldatum. Als alle gegevens akkoord zijn, kiest u Ok.
U komt terug in het boekingsscherm. Nu volgt de BTW kolom. Omdat de factuur reeds geboekt is in uw oude systeem en u de BTW niet opnieuw wilt boeken, laat u dit leeg. Hierna is de kolom Inc/Exc, ook deze kolom laat u leeg. Het boekstuknummer wordt automatisch opgehoogd. U kunt het boekstuknummer ongewijzigd laten. De omschrijving wordt nu ingevuld. In de kolom Bedrag vult u het bedrag inclusief BTW in. In de kolom D/C wordt een C (credit) voorgesteld bij een factuur. Bij een creditnota wordt een D voorgesteld van debet. Hierna moet u per factuur het bedrag tegenboeken op een tussenrekening. In principe kunt u dit bedrag tegenboeken op een willekeurige tussenrekening. Het bedrag van de eindbalans van uw oude systeem boekt u op dezelfde tussenrekening. Het saldo op deze tussenrekening moet dan nul zijn.

Het inboeken van oude debiteuren facturen
U moet eerst bepalen of u oude openstaande facturen uit het oude boekhoudpakket allemaal op één datum wilt inboeken of op de orginele datum. Als u kiest voor de orginele factuurdatum geldt het volgende: de in te voeren datum moet binnen de periode en het jaar vallen waarin geboekt wordt. Als alle facturen dus op de originele datum moeten worden ingebracht, dan moeten de facturen per periode en jaar worden ingeboekt. Er zou ook gekozen kunnen worden voor het invoeren van alle oude facturen op één datum. U kunt dan alle facturen achter elkaar invoeren binnen dezelfde periode en jaar.
Log eerst in het goede boekjaar in. Als u een verkoopfactuur wilt inboeken van 10 juni 2013, dan moet u ingelogd zijn in het jaar 2013. Dit gaat zo: sluit alle geopende formulieren (mogelijkheden) zodat u een leeg Profin scherm met bovenin de menukeuzes heeft. Kies in het menu, (links bovenin) Bestand, Inloggen. Kies het bedrijf waar u in wilt boeken daarna het jaar in ons voorbeeld 2013. U kunt hier ook de periode kiezen 06 juni. Maar bij het boeken kunt u later binnen het gekozen jaar wisselen van periode. Hierdoor kunt u per periode alle facturen die daar binnen liggen gelijk boeken. Als het jaar (hier in ons voorbeeld 2013) nog niet voorkomt moet het jaar eerst aangemaakt worden. Klik op aanmaken boekjaar om daar nadere uitleg over te krijgen.
U kunt deze oude verkoop facturen inboeken via Menu, Financieel, Boekingen, Invoeren mutaties (verkort Ctrl +F5). U kiest voor het verkoopboek. Op de plaats waar gevraagd wordt om het rekeningnummer geeft u een D. Er verschijnt een scherm waarin u de debiteur kunt kiezen. U vult de afkorting of debiteurennummer in. U gebruikt de knop Zoeken, om de betreffende debiteur op te zoeken. Op het scherm verschijnt een naam van een debiteur in een donkerder gekleurde regel. U kunt ook met de muis de debiteur aanklikken als u hem ziet, of met de pijl toetsen naar boven of beneden scrollen. Staat de debiteur die u nodig heeft er niet bij, dan moet u deze eerst toevoegen. Voor uitleg ga naar Stamgegevens Debiteuren. Is de juiste debiteur de iets donkerder regel, dan vult u het factuurnummer in, dit is het factuurnummer van uw oude verkoopfdactuur. Hierna is het vakje Factuur / creditnota, laat F staan als het een factuur is. Wijzig het in een C van creditnota als het een verstuurde creditnota is. Nu volgt de factuurdatum. Valuta staat als ingegeven via de stamgegevens. Nu kunt u het aanvullen met de vervaldatum. Als alle gegevens akkoord zijn, kiest u Ok.
U komt terug in het boekingsscherm. Nu volgt de BTW kolom. Omdat de factuur reeds geboekt is in uw oude systeem en u de BTW niet opnieuw wilt boeken, laat u dit leeg. Hierna is de kolom Inc/Exc ook deze kolom laat u leeg. Het boekstuknummer wordt automatisch opgehoogd. U kunt het boekstuknummer ongewijzigd laten. De omschrijving wordt nu ingevuld. In de kolom Bedrag vult u het bedrag inclusief BTW in. In de kolom D/C wordt een D (debet) voorgesteld bij een factuur. Bij een creditnota wordt een C voorgesteld van credit. Hierna moet u per factuur het bedrag tegenboeken op een tussenrekening. In principe kunt u dit bedrag tegenboeken op een willekeurige tussenrekening. Het bedrag van de eindbalans van uw oude systeem boekt u op dezelfde tussenrekening. Het saldo op deze tussenrekening moet dan nul zijn.